Meetings effizient planen mit Strategischem Meeting Management (SMM)

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Meetings effizient planen mit Strategischem Meeting Management (SMM)

Mit Strategischem Meeting Management Programm (SMMP) bezeichnet man das unternehmensweite Management von Tagungen und Veranstaltungen. Es umfasst Datenanalyse, Strategie und Umsetzung. Die abgeleiteten Maßnahmen unterstützen Unternehmen dabei, signifikante Einsparungen zu erzielen und dabei gleichzeitig die Zufriedenheit der Teilnehmer zu gewährleisten.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick geben, was ein SMM leisten kann, für welche Unternehmen es sich besonders eignet, welche Vorteile es mit sich bringt – aber auch, welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung erfüllt sein müssen.

Für wen lohnt sich ein SMMP?

Gerade für Unternehmen, die viele Tagungen, Seminare , Workshops und andere Veranstaltungen durchführen, kann sich ein zentralisiertes, standardisiertes Projektmanagement und -controlling äußerst positiv auswirken. Durch intelligentes Datenmanagement und vereinheitlichte Prozesse, die auch für Struktur und Verlässlichkeit in den Veranstaltungen selbst sorgen, können so Kosteneinsparungen von bis zu 25 Prozent erzielt werden.

Was muss ein SMMP können?

Zu den operativen Aufgaben eines SMMP gehört die Erstellung eines leicht verständlichen Buchungs- und Organisationsprozesses für die Mitarbeiter. Die Verhandlung mit Leistungsträgern wie z. B. Hotels, Tagungslocations und Technikfirmen ist ein Bereich, in dem nicht nur die meisten Kosten anfallen, sondern auch viele Zeitressourcen verloren gehen. Hier hilft eine Vereinheitlichung dabei, Zeit und Budget aller Beteiligten zu schonen.

Auf strategischer Ebene werden mit einem SMMP neue unternehmensweite Leitfäden zu Themen wie Datenpflege implementiert, einheitliche Arbeitsprozesse im Veranstaltungsmanagement eingeführt oder auch Richtlinien für das Reiseverhalten der Mitarbeiter definiert.

Ein Beispiel:

Ein Unternehmen versucht mithilfe eines SMMP alle Tagungen in ihre Einzelteile zu zerlegen und diese so strukturiert wie möglich mit vordefinierten Leistungspartnern umzusetzen. Dafür wird eine Online-Plattform ins Leben gerufen, auf der das Unternehmen alle vorhandenen Zulieferer und Prozesse einspeist, um der gesamten Belegschaft identische Konditionen zu ermöglichen.

Für den Tagungsmanager ist die Organisation der Tagung durch die Nutzung dieser Plattform, auf der sich alle notwendigen Schritte durchführen lassen, angenehm und zeitsparend. Gleichzeitig wird seine Tagung transparent an das Controlling weitergeleitet.

 Was sind die Vorteile von Strategic Meeting Management Programmen?

Großartige Veranstaltungen und Tagungen mit nachhaltigen Inhalten sind wesentlich für den Unternehmenserfolg und beeinflussen die Identifikation und Motivation von Mitarbeitern und Kunden positiv. Mit einem funktionierenden Meeting Management ergeben sich viele Vorteile:

Schnittstellen vernetzen

Gute Meeting-Konsolidierungsprogramme sind darauf ausgerichtet, Daten aus verschiedenen Bereichen und Software-Programmen zu beziehen und zusammenzuführen. Diese vereinheitlichten Informationen dienen im nächsten Schritt dann als Grundlage für Entscheidungen im Einkauf, im Controlling und auch für den operativen Bereich.

Risiken minimieren

Durch ein professionelles Meeting Management kann vermieden werden, dass Mitarbeiter, die unzureichende Erfahrung mit Veranstaltungsbuchungen haben, Verträge unterzeichnen, die nicht hinreichend geprüft wurden oder nachteilige Konditionen für das Unternehmen bedeuten.

Qualität sichern

Herrschen für alle Tagungen eines Unternehmens die gleichen Voraussetzungen und Richtlinien, sinkt bei der Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung die Fehlerquote. Dies wirkt sich positiv auf die allgemeine Qualität der Meetings aus. Veranstaltungen, die professionell organisiert sind, kommen bei den Teilnehmern gut an und sparen den Organisatoren Nerven und Zeit – und dem Unternehmen bares Geld.

Welche Voraussetzungen sind für die Einführung eines SMM zwingend erforderlich?

In der Bezeichnung steckt bereits die Herausforderung: Ein strategisches Meeting Management ist nicht nur ein neues Tool, das dem Werkzeugkasten des Managements einfach hinzugefügt werden kann. Um die Organisation von Meetings und anderen Veranstaltungen tatsächlich so zu strukturieren, dass sich für alle Beteiligten die gewünschte Zeit- und Kostenersparnis einstellen, bedeutet, dass die Einführung gut vorbereitet und geplant werden muss. Nur, wenn alle an einem Strang ziehen, ist der Erfolg garantiert.

Daher ist es wichtig, in der Vorbereitung kontinuierlich und klar zu kommunizieren. Involvieren Sie alle relevanten Abteilungen Ihres Unternehmens in die Vorbereitung, um etwaige Stolpersteine und Kommunikationsprobleme frühzeitig zu erkennen und aus dem Weg zu räumen. Fragen Sie nach, welche Prozesse bereits bestehen und welche Rahmenbedingungen vorhanden sind.

Erst, wenn alle Informationen gesammelt sind, geht es ans Strukturieren und Optimieren. Gleichzeitig müssen neue, für das gesamte Unternehmen geltende Prozesse festgelegt werden, die ab der Einführung verpflichtend sind.

Warum ein SMMP mit der Team Seefried Group?

Mit der Team Seefried Group steht Ihnen ein erfahrener Partner zur Seite, der auf jahrelange Expertise in der Umsetzung individueller SMM Programme zurückgreifen kann. Neben der strategischen Beratung können wir mit unserer Software meetingbox eine hochflexible Lösung für Datenanalyse, Kostenerfassung, Zulieferermanagement, Reporting, Zahlungslösungen, Teilnehmermanagement, Event-App und vielen weiteren Features anbieten.

Gerne erläutern wir Ihnen die einzelnen Schritte der Umsetzung eines SMMPs in einem persönlichen Gespräch.

2018-02-08T13:15:56+00:00 08.02.2018|Apps & Engines, Team Seefried, Team Seefried Group|